Exit interview – pożegnanie z pracodawcą w dobrym stylu

Kiedy z pracy rezygnuje dobry specjalista, od wielu lat sprawdzający się na swoim stanowisku, przełożeni zadają sobie pytania o powody jego decyzji. Odejście pracownika wiąże się z poniesieniem kosztów w nowym procesie rekrutacji i związanych z wdrażaniem kolejnej osoby. Oznacza także, że z całego doświadczenia zdobytego w przedsiębiorstwie będzie najprawdopodobniej korzystać konkurencyjna firma, co może nieść ze sobą stratę klientów czy zachwianie rynkowej pozycji. Jest to sytuacja, której pracodawcy będą chcieli uniknąć w przyszłości, dlatego wielu z nich pyta odchodzących pracowników o przyczynę wypowiedzenia. Jest to jeden z najważniejszych celów exit interview. Dlaczego jeszcze warto przeprowadzić rozmowę kończącą oraz jakie zadać pytania, żeby uzyskać jak najwięcej cennego feedbacku?

Exit interview – co to?

Exit interview po polsku to rozmowa pożegnalna przełożonego bądź pracownika działu HR z osobą, która podjęła decyzję o rozstaniu z dotychczasowym miejscem pracy. Przeprowadza się ją w ramach offboardingu pracownika, najczęściej ostatniego dnia pracy. Może mieć formę dialogu twarzą w twarz lub kwestionariusza. W przypadku pracy zdalnej to może być także rozmowa wideo lub telefoniczna, ewentualnie ankieta online.

Zapraszając pracownika na exit interview pamiętajmy, że udział w niej jest dobrowolny i to pracownik decyduje, na które pytania udzieli odpowiedzi. Taka rozmowa nie powinna być zbyt długa i drobiazgowa, gdyż odchodzący pracownik może się zniechęcić. Z drugiej strony pytania nie mogą być zbyt ogólne, gdyż wówczas nie uda nam się dowiedzieć niczego konkretnego na temat pracy w naszej firmie. Ponadto pytania nie mogą naruszać prywatności odchodzącego pracownika. Jeśli powód odejścia dotyczy spraw osobistych, o których były podwładny nie chce mówić, osoba przeprowadzająca rozmowę nie może naciskać.

Exit interview – cel

Nadmierna rotacja personelu jest kosztownym i zwykle niepożądanym w firmie zjawiskiem, które może świadczyć o niewłaściwym sposobie zarządzania. W zapobieganiu i naprawieniu ewentualnych błędów bardzo pomocne jest badanie satysfakcji pracowników oraz rozmowa na zakończenie współpracy z pracownikiem. Osoby, które zdecydowały się odejść, najczęściej szczerze wypowiadają się o sytuacji w przedsiębiorstwie. Dlatego rozmowa końcowa to świetna okazja do sprawdzenia, co można by było poprawić w firmie, aby zapobiegać kolejnym odejściom.

Najważniejsze cele rozmowy na koniec współpracy:

• poznanie najczęstszych przyczyn odejść w firmie i dzięki temu zidentyfikowanie, co najczęściej przeszkadza pracownikom w budowaniu kariery zawodowej wewnątrz organizacji,
• poznanie opinii na temat warunków pracy, sposobu zarządzania, czasu pracy, poziomu wynagrodzenia i dodatków, oferty szkoleniowej, rozwoju zawodowego i dostępności awansów oraz innych aspektów pracy w firmie – co może pomóc w optymalizacji problematycznych obszarów, rozwiązaniu pilnych problemów, polepszeniu warunków pracy i zatrzymaniu specjalistów w przyszłości,
• budowanie silnej marki pracodawcy na rynku pracy, który liczy się z opinią pracowników i stara się polepszyć warunki pracy. Employer branding i polepszenie wizerunku pracodawcy przyczynia się z kolei do przyciągania najlepszych specjalistów na rynku.

Exit interview – jakie pytania zadać?

Jako pracodawca przede wszystkim chcesz się dowiedzieć, z czego wynika decyzja o zwolnieniu się i pytanie: „Dlaczego chce pan/pani odejść?” zapewne padnie jako pierwsze. To kluczowa kwestia, więc spora część rozmowy może się skupiać na doprecyzowaniu tych powodów.

• Exit interview – wzór pytań

Często postanowienie o zmianie firmy może wynikać z braku satysfakcji bądź niewystarczającej motywacji. Dlatego warto zadać takie pytania jak:

• Czy wynagrodzenie i system benefitów były zadowalające?
• Czy warunki pracy miały odpowiedni poziom? Co w tej kwestii moglibyśmy poprawić?
• Czy stopień trudności i liczba zadań na stanowisku były odpowiednie do pani / pana kompetencji?
• Czy czuł pan / czuła pani, że rozwija się w naszej firmie?

Ogromne znaczenie dla utrzymania personelu ma także atmosfera, relacje między pracownikami oraz relacje na linii zatrudniony – bezpośredni przełożony. W związku z tym podczas exit interview warto także zadać pytania:

• Jak ocenia pan/pani współpracę i grę zespołową?
• Czy manager ma odpowiednie kompetencje, jest osobą godną zaufania i wszystkich w dziale traktował na równi?
• Czy przypomina sobie pani / pan sytuację, w której nie została pani/nie został pan potraktowany sprawiedliwie?
• Proszę ocenić komunikację w firmie, czy jest coś, co ją utrudniało?
• Czy często / rzadko / nigdy pojawiały się konflikty w zespole? Jak były rozwiązywane?

Warto zadać także pytania dotyczące tego, jak sprawnie działał zespół, do którego należał dany pracownik, np.:

• Jak ocena pani / pan organizację pracy w zespole?
• Czy uważa pani / uważa pan, że przydzielano pani / panu zadania w sposób uporządkowany, zgodnie z planem, czy raczej chaotycznie?
• Czy często zdarzały się opóźnienia w realizacji zadań? Z czego pana / pani zdaniem wynikały?
• Czy otrzymywała pani / otrzymywał pan zadania zgodnie ze swoimi kompetencjami i stanowiskiem, czy poniżej lub powyżej kompetencji i pierwotnie wyznaczonych zadań dla danego stanowiska?
• Czy mógł pan / mogła pani liczyć na pomoc ze strony współpracowników / przełożonego?

Można także zadać odchodzącemu pracownikowi pytanie, czy jest coś, co zmieniło by jego / jej decyzję o opuszczeniu firmy. Istotną z punku widzenia przełożonego wiedzą jest także to, co zaoferowała pracownikowi konkurencja i który z elementów ich oferty przeważył na decyzji o zmianie pracy.

Pracownik na exit interview z pracodawcą – dlaczego brać udział w rozmowie?

Nawet jeśli mamy pewność, że chcemy odejść, a były pracodawca nie może zaproponować nam nic, co mogłoby zatrzymać nas w firmie, warto zgodzić się na udział w exit interview. Pytania m.in. o ocenę możliwości rozwoju, satysfakcji z pracy i systemu motywacyjnego pozwolą firmie dokładniej poznać naszą motywację.

Rozmowa może przebiegać wedle przygotowanego schematu, może też być bardzo luźną wymianą spostrzeżeń. W obu przypadkach warto zakończyć współpracę w dobrym stylu. Co to właściwie oznacza? Nie musimy wypowiadać się o sytuacji w firmie, stosunkach w zespole i naszej pensji w samych superlatywach. W exit interview liczy się szczerość.

Opowiedzmy, co nam przeszkadzało i co wymaga przemyślenia/usprawnienia. Pokażmy, że nasza decyzja była przemyślana, że darzymy byłego pracodawcę szacunkiem. Warto nie palić za sobą mostów i szczerze porozmawiać. Nigdy przecież nie wiadomo, czy kontakty nawiązane w dotychczasowej pracy nie przydadzą nam się w przyszłości.

Exit interview – zalety i wady

Offboarding pracownika to ważny element zarządzania zasobami ludzkimi. Właściwie przeprowadzone rozstanie z pracownikiem, w którym uwzględniono exit interview:

• pozwala poznać najczęstsze powody, dla których pracownicy rezygnują z pracy w Twojej firmie;
• pozwala uzyskać cenne informacje na temat warunków pracy, sposobu zarządzania i innych elementów pracy w zespole, w którym pracowała dana osoba;
• pozwala zidentyfikować problemy w firmie, a także dostrzec mocne punkty pracy. Pierwsza z informacji pomoże zaplanować zmiany w organizacji i poprawić warunki pracy, druga może być wykorzystana np. do podczas kolejnej rekrutacji do przycignięcia najlepszych specjalistów;
• pomaga budować silną markę pracodawcy, który liczy się ze zdaniem pracowników.

Chociaż exit interview najczęściej przynosi sporo korzyści, może też odnieść efekt przeciwny do zamierzonego. Największe problemy związane z exit interview:

• nieumiejętne przeprowadzenie rozmowy przez osobę z działu HR, w efekcie której padają wyrzuty, oskarżenia, dochodzi do kłótni i rozstania się z pracownikiem we wrogiej atmosferze;
• zadawanie zbyt osobistych pytań, naciskanie na podanie informacji dotyczących prywatnych spraw pracownika;
• konieczność wykonania dużej ilości pracy przez pracowników zespołu HR: od przygotowania pytań, przez przeprowadzanie rozmów, po analizę odpowiedzi, raportowanie wniosków i planowanie działań naprawczych.

Exit interview – jak wykorzystać te dane do poprawy rekrutacji?

Osoba odchodząca z firmy może być cennym źródłem informacji, które z kolei mogą posłużyć do wzmocnienia marki pracodawcy i polepszenia przyszłych rekrutacji. Opuszczającemu firmę pracownikowi podczas exit interview można zadać takie pytania jak:

• w jaki sposób dowiedziała się o wolnym stanowisku w firmie?
• jak ocenia proces rekrutacji, w którym brał / brała udział?
• jak ocenia onboarding i proces wdrażania w nowe obowiązki? Czy mógł / mogła liczyć na pomoc innych, czy był / była pozostawiona samemu / samej sobie?
• co przeważyło o tym, że zdecydował się podjąć zatrudnienie w firmie?
• czy uważał / uważała zarobki, dodatki, benefity za zadowalające? Jak je ocenia?

Źródło: Praca.pl https://www.praca.pl/poradniki/rynek-pracy/exit-interview-pozegnanie-z-pracodawca-w-dobrym-stylu_pr-2477.html